Ein organisierter Alltag erlaubt es uns, viel mehr zu schaffen und die Dinge besser und effizienter zu erledigen. Neben Motivation und Disziplin braucht es dabei eine Sache ganz besonders: Struktur. Wer den Tag bzw. die Woche strukturiert und geplant angeht, verliert den Überblick nicht und schafft es, Aufgaben ungestresst und kontrolliert zu absolvieren. Hilfreich dabei können TO DO Listen sein, die die täglichen oder wöchentlichen Aufgaben beinhalten und den Überblick über diese ermöglichen. Richtig geführt können TO DO Listen somit nicht nur das Privatleben, sondern auch das Arbeitsleben vereinfachen. Mit Hilfe der folgenden Punkte kann die optimale TO DO Liste erstellt und das organisierte Arbeiten kinderleicht gemacht werden.
Das richtige Format
Aufgaben und wichtige Termine verschriftlichen ist auf jeden Fall gut und wichtig. In welcher Form das aber am besten funktioniert, muss jede:r für sich sagen. Wer das Handy immer griffbereit hat und selten mit großer Tasche unterwegs ist, kann auf eine der vielen simplen Apps zurückgreifen. Wer vom Computer arbeitet, kann die TO DO Listen darauf führen. Wer es gerne klassisch mag, kann sich einen Planer oder ein einfaches Heftchen zulegen und die Liste auf Papier führen und wer die Aufgaben immer im Blick haben muss, kann sich beispielweise eine Magnettafel besorgen, auf der die TO Dos groß aufgeschrieben werden. Wichtig ist nur, dass jede:r ein Format für sich findet, welches in kurzer Zeit so natürlich wirkt, dass es nach einer Woche nicht direkt wieder aufgegeben wird.
Prioritäten setzen
Dass Aufgaben nicht willkürlich, sondern nach Prioritäten erledigt werden sollten, ist den meisten wahrscheinlich klar. Einen Teil der Priorisierung bestimmt dabei das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe. Je nach Deadline müssen einige Aufgaben sofort erledigt werden oder können problemlos hinten angestellt werden. Doch die Deadline ist nicht das einzige Kriterium.Aufgaben können danach sortiert werden, wie wichtig ihre Erledigung ist und zwar unabhängig von der Zeit. Müssen zum Beispiel Ordner neu sortiert werden, ist es sicherlich gut, wenn es gemacht wird. Die Arbeit kann aber auch geschafft werden, ohne dies in unmittelbarer Zukunft zu tun. Hat man im Gegenzug eine große Aufgabe, die zwar auch kein nahes Fälligkeitsdatum hat, aber viel Aufwand braucht und zu einem späteren Zeitpunkt unbedingt perfekt abgegeben werden muss, so hat diese Aufgabe trotzdem eine hohe Priorität, obwohl sie nicht eilt. Außerdem können Aufgaben ohne festes Datum, wie zum Beispiel regelmäßiger Sport, ebenfalls eine hohe Priorität haben, auch wenn sie nicht ablaufen.
Aufgaben aufteilen bzw. kombinieren
Schnell kann es vorkommen, dass plötzlich Tasks wie „Bett machen“ oder „Aufräumen“ aufgeschrieben werden. Auch wenn es ehrlich gemeint ist, bewirken solche Punkte auf TO DO Listen jedoch leider nicht allzu viel. Die Aufgabe „Bett machen“ ist so klein und einfach, dass sie nicht einen eigenen TO DO Punkt braucht – sie lässt es einfach nur nach mehr Aufgaben aussehen. Das TO DO „Aufräumen“ umfasst hingegen so viele einzelne Arbeitspunkte, die auch aufgeschlüsselt benannt werden müssen, damit der Aufgabenpunkt nicht mehr so abstrakt wirkt und sich tatsächlich etwas darunter vorgestellt werden kann. Aber keine Sorge – mit Erfahrung und Übung kann der richtige Sprachton ganz rasch gefunden werden.
Belohnungen sind die halbe Miete
Wer seine TO DO Listen richtig führt und sich an die Pläne hält, muss sich auf jeden Fall auch mal dafür belohnen. Zum Beispiel kann das am Ende der Woche passieren, wenn keine Tasks mehr offen sind. So gibt es immer wieder Ansporn und die Listen werden nicht schleifen gelassen.