Ob im Homeoffice oder im Büro – chaotisches und unstrukturiertes Arbeiten kann sehr schnell die Produktivität negativ beeinflussen und zu unzufriedenstellenden Arbeitsergebnissen führen. Auch wenn an den richtigen stellen spontanes und kreatives Arbeiten angebracht ist und innovative Ideen fördert, ist es wichtig am Schreibtisch und im Arbeitsalltag Organisation zu gewährleisten, um eben genau für solche spannenden Impulse mehr Kapazitäten zu haben. Viele Leuten bereitet der Gedanke Organisation und Struktur in das Arbeitsleben einzuführen häufig Stress und wirkt wie eine große Hürde. Dabei braucht es nur sieben verschieden farbige Post-Ist, um Produktivitätsziele zu erreichen. Die folgenden fünf einfachen Schritte können sehr hilfreich dabei sein, schnell und unkompliziert einen Plan aufzustellen und die Kontrolle zu behalten.
Wer schreibt nicht gerne To-Do-Listen?
1. Termine festhalten und geplant umsetzen: Um sinnvoll zu planen, wie man seine Tasks umsetzen möchte, ist es mindestens genau so wichtig festzuhalten, was man umzusetzen hat. Dabei empfiehlt es sich, wöchentliche Arbeitsziele festzuhalten, um nichts zu vergessen und im Überblick zu behalten, was man geschafft hat und was noch zu tun ist. So ist es hilfreich einerseits alle Termine in Form eines Wochenkalenders festzuhalten, um nicht zu verpassen, wann welches Ziel zu erreichen ist. Gleichzeitig sollten auch die Wichtig- und Dringlichkeit der Aufgaben in Form von Prios erkenntlich gemacht werden. So kann beispielsweise freitagabends eine erfolgreiche Woche zu Ende gebracht und montagmorgens eine frische gestartet werden.
2. To-Do-Listen neu entdecken: To-Do-Listen sind natürlich nichts neues und sicherlich hat sich jede:r, der:die den Wunsch nach Organisation hatte, schon einmal an ihnen probiert. Häufig werden diese am ersten und zweiten Tag berücksichtigt und am dritten schon verworfen oder als sinnlos empfunden, weil die paar Punkte, die darauf festgehalten wurden, ohnehin gemerkt sind. An und für sich können To-Do-Listen aber super hilfreich sein, vor allem wenn Meilensteine aufgeschrieben werden. Nicht nur die Aufgabe an sich soll festgehalten werden, sondern auch die einzelnen Schritte, die diese umfasst. Wer es besonders ernst meint, kann für diese ebenfalls Zeit-Slots einräumen. Geschaffte Etappen können so als Motivation dienen, sobald sie wortwörtlich abgehakt werden.
3. Wer arbeiten will, muss Pausen machen: Mehr ist eben nicht gleich mehr und bei nichts ist dieses Motto so treffend, wie beim Arbeiten. Wer keine neuen Ideen mehr hat oder sich nicht mehr konzentrieren kann, ist nicht faul oder unkreativ, sondern braucht vermutlich einfach nur eine kurze Pause. Ein paar Meter gehen, einen kleinen Snack essen oder kurz an die frische Luft gehen, können wahre Wunder in Sachen Produktivität bewirken. Natürlich ist es genau so unproblematisch, einfach einen kurzen Power-Nap zu machen, um wieder zu Kräften zu kommen. Nur am Sitzplatz bleiben und während der Pause am Smartphone surfen wird höchstwahrscheinlich dazu führen, dass der Energiepegel nach der Pause nicht bedeutend höher ist als davor.
4. Ordnung ist das halbe Leben: Für den virtuellen Desktop und den physischen Schreibtisch gilt das Gleiche: Nur wer für Organisation sorgt, schafft es ohne große Mühe den Überblick zu behalten. Die Zuordnung von Farben für bestimmte Themen kann da sehr hilfreich sei. Außerdem ist es mindestens genau so hilfreich sich anzugewöhnen, keine Angst vor dem Wegschmeißen zu haben. Was nicht mehr gebraucht wird, kann ohne schlechtes Gewissen weg!
5. Arbeiten bis der Wecker klingelt: Damit die Pausen sich auch lohnen, muss in der Arbeitsphase natürlich ordentlich was geleistet werden. Das geht am besten, wenn es zeitliche Vorstellungen gibt, die durch einen Timer umgesetzt werden. Beispielsweise kann in 55 Minuten-Slots gearbeitet werden und in den nachfolgenden fünf Minuten kann das Arbeiten reflektiert und kurz durchgeatmet werden. Wenn das Einhalten der Zeit im Hinterkopf ist, sind Ablenkungen zudem auch kein großes Thema mehr und die Organisation gestaltet sich fast schon von allein!