Einzelne Projekte werden oft nur für sich betrachtet, obwohl es häufig Überschneidungspunkte gibt, die es erlauben würden, verschiedene Projekte miteinander zu verbinden. Somit lassen sich gewonnene Erfahrungen und Arbeitsschritte im Sinne von Synergieeffekten aufeinander übertragen.
Ein Projektportfolio koordiniert und strukturiert unterschiedliche Projekte innerhalb eines Unternehmens. Diese werden miteinander verglichen und verknüpft durch Inhalte, Ressourcen und Ziele. Da regelmäßig auch neue Projekte hinzukommen, bzw. beendet werden, muss das Projektportfolio laufend aktualisiert werden. Diese Koordination wird Projekt-Portfolio-Management (PPM) genannt.
Strategisches und operatives Projekt-Portfolio-Management
Beim strategischen PPM werden Projekte anhand von Kriterien ausgewählt, priorisiert und verglichen. So wird rausgefunden, welche Projekte welchen Beitrag für das Unternehmen leisten und werden in Abhängigkeit zueinander gesehen. Zeit und Kosten lassen sich dadurch reduzieren, da doppelte Arbeit eingespart werden kann. Beim operativen PPM werden die Projekte überwacht und gesteuert. Durch eine regelmäßige Kontrolle können auftretende Herausforderungen frühzeitig erkannt und gezielter bearbeitet werden. Außerdem besteht eine weitere Aufgabe beim operativen PPM darin, einheitliche Vorgehensmodelle für die verschiedenen Projektdurchführung bereitzustellen.
Schritte des PPM-Prozesses
- Planung: Strategische Ziele und Kriterien werden festgelegt
- Projektauswahl: Erfassung und Bewertung von Projekten
- Prüfung der Umsetzbarkeit: Machbarkeit der Projekte beurteilen
- Monitoring und Controlling der Projekt-Portfolios
- Learnings ziehen und Projekte abschließend beurteilen
Agilität steht an oberster Stelle
Eine kontinuierliche Planung fördert die Agilität des PPMs. Strategiepläne werden monatlich bis vierteljährlich überprüft und angepasst, damit auf Veränderungen und Probleme schnell reagiert werden kann. Zudem sollte die Projektrelevanz regelmäßig geprüft werden, da sich Ziele verändern können und somit auch die Richtung der Projekte. Die Dynamik in Projekten lässt sich z.B. über regelmäßiges Kundenfeedback anpassen. Ein regelmäßiger Lernprozess, der gewonnene Erfahrungen in das neue Handeln implementiert, sollte ebenfalls Teil der Routine sein.
Vorteile von Projekt-Portfolio-Management
PPM verschafft einen Überblick über alle Projekte und Entscheidungen für das Unternehmen können besser getroffen werden. Außerdem bietet es Raum, um die richtigen Projekte anzunehmen und genauso auch welche ablehnen zu können. Durch das PPM werden Ressourcen projektübergreifend optimal genutzt und Erfahrungen aus vergangenen Projekten fließen mit ein, sodass die Erfolgsaussichten ähnlicher Projekte geprüft werden können. Mögliche Risiken werden vor dem Projektstart einkalkuliert und darauf aufbauende Lösungsszenarien entwickelt, um das Unternehmensrisiko zu reduzieren.