Das Kick-Off-Meeting ist die erste Zusammenkunft aller relevanten Stakeholder eines Projektes. Hier soll der Beginn einer erfolgreichen Projektplanung und -umsetzung stattfinden. Gemeinsam erarbeitet und erweitert die Gruppe das Konzept. Der Eindruck des gesamten Teams, der in diesem Workshop entsteht, ist also durchaus entscheidend. In der Regel nimmt an diesem Termin zumindest die Projektleitung, das Projektteam, sowie der/die Auftraggeber:in teil. Besonders üblich sind Kick-Off-Meetings im Bereich des Marketings oder der Kommunikation, um alle notwendigen Details besprechen zu können, ohne dabei den Informationsfluss zu durchbrechen.
Bereits im Vorhinein sollte die Agentur oder die Abteilung festlegen, welchen Charakter das Meeting haben soll. Oftmals nehmen diese Treffen eine Art Workshop-Flair an, was durchaus die Kreativität und Produktivität anregen kann.
Die Ziele eines Kick-Off-Meetings
Eine derartige Zusammenkunft kann schon mal unübersichtlich werden, wenn die Agenda nicht im Vorhinein sorgfältig strukturiert und durchdacht wird. Grundsätzlich müssen ein paar wesentliche Punkte in die Tagesordnung mitaufgenommen werden:
- Persönliches Kennenlernen:
Es ist wichtig Zeit einzuplanen damit sich die Teilnehmer:innen untereinander vorstellen können. Zusätzlich werden sie sich so auch ihrer Rollen im Team bewusst. - Informationsstand:
Alle Beteiligten sollten immer die gleichen Informationen erhalten. Mit einer kurzen Präsentation des geplanten Projektes und dem derzeitigen Stand kann dies schnell erreicht werden und der Teamgeist wird zusätzlich gestärkt. Die Leitung kommuniziert außerdem die Ziele, die mit dem Projekt und auch der Veranstaltung selbst erreicht werden wollen. - Motivation:
Generell sollte ein Kick-Off-Meeting immer Lust auf mehr machen und die Motivation der Mitglieder steigern. Dementsprechend die Projektleitung versuchen, diesen Teamgeist und auch die Begeisterung anzuregen. - Aufteilung der Aufgaben:
Im Rahmen dieser Veranstaltung ist es die Aufgabe der Leitung des Projektes sämtliche to-Dos und Themenbereiche unter den Beteiligten zu verteilen. Dadurch ist gewährleistet, dass alle ihre eigenen Aufgaben kennen und wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn eine Absprache mit anderen Bereichen notwendig ist. - Relevante Inhalte:
Das Kick-Off-Meeting ist die perfekte Kulisse, um alle relevanten Inhalte wie Visionen, das Budget, die zeitliche Planung und auch die Kommunikation, beispielsweise virtuell oder mit physischer Anwesenheit während der Projektplanung und -umsetzung klar zu definieren und kommunizieren. - Feedback:
Das Ende der Veranstaltung ist üblicherweise ein kurzer Ausblick auf die nächsten Schritte und Termine. Auch Feedbackrunden können einen schönen Abschluss bilden. Hier können alle Teilnehmer:innen Fragen stellen oder auch Lob oder Kritik äußern.
Durch den persönlichen Kontakt, klare Strukturen und eine transparente Kommunikation wird erreicht, dass die Zusammenarbeit ohne Komplikationen starten kann und die Motivation der Beteiligten deutlich ansteigt. Aus einem gelungen Kick-Off-Meeting kann Begeisterung und Teamgeist wachsen, die das Projekt in wichtigen Phasen tragen.