„Change Management“: Ein Modell hilft bei der Umsetzung

Unternehmen befinden sich in einem ständigen Wandel, sei es eine Veränderung im Betriebsablauf, eine neue Vertriebsstrategie oder die Implementierung eines neuen Computerprogramms. Wenn große Umbrüche anstehen und der Übergang gut über die Bühne gebracht werden soll, bedarf es einer klugen Führung, die die Weichenstellungen nach außen kommuniziert und die Mitarbeiter:innen in den Prozess hineinholt. Der Begriff des „Change Managements“ fasst die Anforderungen und Abläufe zusammen, die den Transformationsprozess eines Unternehmens charakterisieren.

Wilfried Krüger, ein ehemaliger Professor für Organisation, Unternehmungsführung und Personalwirtschaft an der Uni Gießen, hat für ein erfolgreiches Change Management ein 5-Phasen-Modell entwickelt, das bei Umbrüchen im Unternehmen eine große Hilfe sein kann. Das Modell unterteilt sich in die folgenden fünf Phasen: 1. Initialisierung, 2. Konzeption, 3. Mobilisierung, 4. Umsetzung, 5. Verfestigung/Verstetigung.

1. Phase: Initialisierung

Der Prozess beginnt mit der Frage, ob eine Veränderung oder Neupositionierung innerhalb der Unternehmensstruktur notwendig ist oder nicht. Diese Phase zeichnet sich dadurch aus, den Wandlungsbedarf als solchen festzustellen. Strategien, die sich in der Vergangenheit bewährt haben, es nun aber an Effizienz vermissen lassen, führen schließlich zu einer sinkenden Produktivität. Aber auch äußere Faktoren wie technischer Wandel können interne Veränderungen anstoßen. Sind die Zeichen der Zeit erstmal erkannt, geht es schließlich darum, zuständige Mitarbeiter:innen in den Prozess hineinzuholen und sich über das weitere Vorgehen zu verständigen.

2. Phase: Konzeption

In der zweiten Phase geht es also darum, ein Konzept zu entwerfen, an dem sich alle Beteiligten orientieren können und das die Rahmenbedingung für ein erfolgreiches Change Management setzt. Folgende Fragen helfen bei der Erstellung eines solchen Konzepts: Was soll anders laufen? Welche Prozesse sollen optimiert werden und mit welcher Absicht geschieht dies? Welche Ressourcen sind notwendig, um dieses Ziel zu erreichen?

3. Phase: Mobilisierung

Nach der Theorie folgt die Praxis: In Phase 3 geht es darum, die geplanten Veränderungen gegenüber den Mitarbeiter:innen zu kommunizieren. Der Austausch untereinander kann zu einer Verfeinerung und Neujustierung des Konzepts beitragen. Besonders wichtig: auch die Mitarbeiter:innen müssen von dem Vorhaben überzeugt sein und den Mehrwert in den Umstellungen erkennen. Eine hohe Transparenz, Begeisterungsfähigkeit und die Zusicherung, dass nur durch die aktive Beteiligung der Belegschaft der erfolgreiche Wandel vollzogen werden kann, helfen bei diesem Unterfangen.

4. Phase: Umsetzung

Phase 4 bedeutet einen nahtlosen Übergang von Phase 3. Nachdem das Konzept erstellt wurde und ein erster Austausch darüber stattgefunden hat, liegt der Fokus nun darauf, wie gut sich dieses adaptieren lässt und wo eventuelle Anpassungen vorgenommen werden müssen. Was funktioniert, wo sind noch Veränderungen nötig? Dies gilt es herauszufinden.

5. Phase: Verfestigung/Verstetigung

Die Phase der Verstetigung geht mit der Einkehr von Routinen einher. Die Mitarbeiter:innen beginnen sich an die Neuerungen zu gewöhnen und Abläufe gewinnen an Selbstverständlichkeit. Hier bietet es sich an, eine Art Abschlussevent zu veranstalten. In diesem Rahmen kann ein Fazit gezogen werden. Was lief gut? Was lief weniger gut? Wo gibt es noch Potenzial zur Verbesserung? Die Rückschau hilft dabei, das Vertrauen zur Belegschaft zu stärken und Lehren für die Zukunft mitzunehmen.