Das perfekte Briefing

Der Grundstein von jedem Pitch, jedem Projekt und jeder Kampagne ist das Briefing. Es bildet die Basis einer Zusammenarbeit und bestimmt oftmals, wie diese zukünftig aussieht. Das Briefing sollte alle Informationen enthalten, die die PR- oder Marketingagentur benötigt, um das Projekt zu planen. Wenn die Einführung jedoch nicht detailliert genug ist beziehungsweise wesentliche Punkte vernachlässigt werden, besteht das Risiko, dass Missverständnisse aufkommen oder die Agentur nicht in der Lage ist den Vorstellungen des Auftraggebers gerecht zu werden. Hier sind die Punkte, die jedes gute Briefing enthalten sollte.

Informationen über das Unternehmen

Dieser Aspekt ist vor allem dann wichtig, wenn es sich um eine erstmalige Zusammenarbeit handelt. Die Agentur muss die Möglichkeit haben, zu verstehen, wer das Unternehmen ist. Das beinhaltet die konkreten Geschäftsaktivitäten, die Werte, die es vertritt und auch das Corporate Design. Diese Informationen müssen einen Überblick geben, damit sich die Agentur ein Gefühl für das Unternehmen und seine Kernaspekte verschaffen kann.

Informationen zum Projekt

Projekte sind vielfältig – sowohl in ihrer Thematik als auch in ihrem Umfang und dem damit einhergehenden Budget. Deshalb muss der beauftragten Agentur vermittelt werden, um was es sich konkret handelt und welche Ansprüche an die Konzeption und Ausführung gestellt werden. Gerade bei diesem Punkt, muss das Unternehmen thematisch in die Tiefe gehen. Ist es ein Produkt Launch, ein Award oder doch eine Social Media Kampagne zum Thema Kommunikation? Aus dem Briefing muss klar der Gegenstand, der Grund für das Projekt hervorgehen. Wenn es sich beispielsweise um ein neues Produkt handelt, muss der Auftraggeber Informationen zu dem Namen, dem Preis, der Optik, der Konkurrenz und vielem mehr zur Verfügung stellen. Interessant sind auch immer die Ziele, die das Unternehmen erreichen möchte. Dies kann der Ausschlag für die Richtung sein, in die das Projekt schlussendlich verlaufen wird.

Zielgruppe

Essenziell für den Erfolg eines Projektes ist die passende Zielgruppenansprache. Ist es intern oder extern –  für Neukunden, bestehende Kunden oder Mitarbeiter? Für die Planung einer angemessenen Kampagne ist es unerlässlich, dass die Agentur auch die Zielgruppe kennt und dementsprechend eine Zielgruppenanalyse starten kann.

Budget

Um ein Konzept mit realistischen Maßnahmen zu erstellen, ist es unumgänglich der Agentur ein konkretes Budget zu nennen. Dieser Faktor beeinträchtig vor allem die Ideen, die umgesetzt werden können. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass der geplante Betrag weit überschritten wird oder die Bestandteile der Kampagne deutlich unter der Vorstellung des Unternehmens liegen.

Zeithorizont

Die zeitlichen Absichten des Auftraggebers sind essenziell für jedes Projekt. Dabei geht es nicht nur um das Konzept an sich, sondern auch bis wann beispielsweise ein erster Entwurf stehen soll. Auch sollte klar sein, wann das Projekt starten soll, ob Deadlines in den verschiedenen Phasen vorgesehen sind und wie lange das Ganze bis zum finalen Abschluss laufen soll.

Rebriefing

Ein wesentlicher Punkt, der gerne vergessen oder übersprungen wird, ist das Rebriefing. Denn nach dem eigentlichen Briefing, egal in welcher Form, treten oftmals noch Fragen auf. Diese sollten auf keinen Fall übergangen werden. Die Agentur sollte alle Unklarheiten sammeln und an den Auftraggeber weiterleiten. Dieser kann sich dann die Zeit nehmen, um sämtliche Fragen zu beantworten. Ob er dies per E-Mail, während eines Treffens oder über ein Online-Meeting macht, spielt kaum eine Rolle.