Erstmals hat das Marktforschungsunternehmen Vocatus aus Gröbenzell bei München Büroprodukte wie Locher, Hefter, Ordner & Co. in einem großen Live- und Labortest auf ihre Störungsanfälligkeit und Effizienz geprüft. Dabei wurden Billig-„Marken“ mit den Produkten der im höheren Preissegment angesiedelten Marke Leitz verglichen. Das Ergebnis: Im Vergleich zu den Markenartikeln war die Störanfälligkeit bis zu 20 Mal höher. Dies führt zu deutlich mehr Aufwand bei den Mitarbeitern und steigert die Prozesskosten in den Unternehmen erheblich. Die Untersuchung zeigt, dass jedes mittelständische Unternehmen in der Verwaltung bei der Verwendung von technologisch ausgefeilten Markenartikeln mehrere Tausend Euro im Jahr sparen kann anstelle von nur ein paar Euro wie bei der Anschaffung von Billigprodukten.
Bis zu 14 Mal bedient eine Bürokraft am Tag einen Hefter. Dies ergibt, multipliziert mit 220 Arbeitstagen, über 3.000 Heftungen im Jahr. Auch Locher und Ordner sind bei jedem Angestellten über 2.000 Mal im Einsatz. Die Vorgänge kosten Zeit – vor allem wenn die Nutzung von Billigmarken zu Problemen führt: „Zehn Stunden ist jede Bürokraft im Jahr allein damit beschäftigt, die Folgen zu beheben, die durch die Anwendung günstiger Produkte entstehen“, erläutert Dr. Florian Bauer, Vorstandsmitglieder der Vocatus AG. Hefter bereiten dabei am meisten Ärger: Sechs Stunden müssen Angestellte sich den klassischen Problemen widmen, wie den im Gerät verhakten Klammern. Drei Stunden bringen die Bürokräfte mit dem Locher zu. Auch Ordner bereiten Schwierigkeiten: 90 Prozent der Studienteilnehmer mussten sich schon mehrmals mit einer defekten Mechanik herumschlagen. Der Labortest bestätigt eindeutig die Qualitätsunterschiede. Markengeräten, wie die des Stuttgarter Büroartikelherstellers Leitz, arbeiteten im Test etwa zehnmal zuverlässiger als Billigprodukte. „Seit fast 150 Jahren steht Leitz für innovative, qualitativ hochwertige Produkte. Über 100 Patente haben neue Anwendungen und Ideen hervorgebracht – und die Büroarbeit schneller und komfortabler gestaltet. Die technologische und qualitative Kompetenz sind für Leitz wesentliche Faktoren zur Differenzierung von anderen Marken“, erklärt Ard-Jen Spijkervet, Geschäftsführer von Esselte Leitz, die Philosophie der Premiummarke.
Billigmarken kosten Zeit und Geld
Für den Lohnkostenvergleich legten die Forscher einen Stundenlohn von 31 Euro inklusive Nebenkosten zugrunde. Für die Behebung von Fehlern, die durch günstige Heftgeräte verursacht werden, kommen so nahezu 200 Euro zusätzliche Mitarbeiterkosten auf ein Unternehmen zu. Ein vergleichbares Bild zeigt sich auch bei den anderen untersuchten Artikeln: Durch hochwertigere Hefter und Ordner können Firmen jeweils zwischen 100 und 150 Euro an reinen Lohnkosten pro Mitarbeiter sparen. Die anfänglichen Einsparungen von nur ein paar Cent oder Euro beim Kauf günstiger Produkte rentieren sich offensichtlich im Einsatz nicht. „In vielen Unternehmen wird heutzutage immer noch zu kurzfristig gedacht“, erklärt Dr. Florian Bauer, „doch der tatsächliche Lohn ist innerhalb eines Betriebes der wichtigste Kostenfaktor.“
In 22 Prozent aller Heft- und 34 Prozent der Lochfehler ist die Bürokraft im Anschluss zudem gezwungen, das Dokument neu auszudrucken. Dieser Vorgang kostet jedes Mal weitere zwei Minuten. Ebenfalls benötigt jeder Angestellte über zehn Sekunden mehr Zeit für die Bedienung von Billigmarken. Auf das gesamte Jahr berechnet ist jede Bürokraft mit den günstigen Produkten so sechs Stunden länger beschäftigt, als mit hochwertigen Markenprodukten – so das Ergebnis der Studie.
Langfristige Innovationen überzeugen
Der höhere Einkaufspreis von Premiumprodukten rechtfertigt sich in der Regel über die oft, aber nicht immer, sichtbare Qualität und mitgelieferten Features, die das Handling der etwas teureren Geräte erleichtert. „Bedienkomfort steht bei Leitz an oberster Stelle. Für unseren Hefter entwickelten wir beispielsweise eine patentierte Technologie, die eine Bedienung mit deutlich geringerem Kraftaufwand möglich macht und eventuelle Fehlheftungen maximal minimiert“, sagt Ard-Jen Spijkervet. Auch die 180° Funktion des mehrfach patentierten Leitz Qualitätsordners, erfreute sich bei den Testern der Studie allergrößter Beliebtheit: Sie macht es dem Nutzer möglich, den Hebel komplett auf die andere Seite umzulegen. So steht er nicht mehr im Weg und durch die 50 Prozent größere Öffnung lassen sich deutlich mehr Blätter gleichzeitig einlegen. „Der echte Leitz Ordner bringt eine wirklich messbare Zeitersparnis“, erklärt Ard-Jen Spijkervet.
Low-Interest Produkte mit großen Folgen
Durch die gängige Verantwortungstrennung zwischen Beschaffungs- und Prozesskosten werden in fast allen Unternehmen die Folgekosten von Low-Interest Produkten mit relativ niedrigen Beschaffungskosten ignoriert. Die Studie beweist, dass es sich jedoch mehr als lohnt, bei Produkten mit relativ geringen Anschaffungskosten ebenso auf Qualität und Benutzerfreundlichkeit zu achten wie bei größeren Investitionen. Die oft nur sehr kleinen Einsparungen bei der Anschaffung werden in kürzester Zeit durch die entstehenden Lohnkosten aufgehoben. Daraus lässt sich ableiten, dass bei der Beschaffung von Produkten für die administrative Arbeit an der falschen Stelle gespart wird.
Benutzerfreundlichkeit bestätigt
Die Labortests wurden durch Befragungen der Office Manager und Sekretäre/-innen von großen und bekannten Unternehmen ergänzt. Hier kritisierten die Tester besonders die nicht-zufriedenstellende Benutzerfreundlichkeit der Billigprodukte. Im Schnitt bewerteten die befragten Nutzer die Bedienung der Billiggeräte mit „ausreichend“. „Bei nahezu allen Geräten war auffällig, dass unsere Tester einen großen Kraftaufwand für die Benutzung aufwenden mussten. Die Arbeit dauert auch deutlich länger“, fügt Dr. Florian Bauer hinzu.
Deutlich beliebter waren die Produkte von Leitz, die von den Nutzern mit „sehr gut“ bis „gut“ bewertet wurden. Insbesondere die Zuverlässigkeit der Geräte konnte die Tester überzeugen.